FastArchivio
Esigenza
La non ancora completata implementazione della cartella elettronica informatizzata in ogni reparto dell’azienda sanitaria, insieme alla inevitabile presenza di cartelle cliniche cartacee pregresse,
determina la necessità di avere sufficiente spazio fisico per l’archiviazione della documentazione.
Questa deve essere comunque consultabile in caso di necessità da parte del personale sanitario o in caso di richiesta di una copia da parte del cittadino.
La pratica di gestione in outsourcing degli archivi cartacei risolve il problema di allocazione dello spazio fisico ma comporta il rischio di dilatare i tempi di recupero in caso di necessità.
Soluzione
Per risolvere la problematica descritta, con Fast Archivio ogni cartella clinica al momento dell’archiviazione fisica:
- viene associata al paziente e all’episodio, mediante integrazione con sistema ADT
- è integrata con il data warehouse ospedaliero per il recupero, in caso di richiesta, della cartella archiviata digitalmente tramite;
- protocollata e associata a tutti i metadati necessari al reperimento all’interno dell’archivio fisico (coordinate di archivio) per un agevole recupero da parte degli archivisti;
- è soggetta ad una check list di controllo dei documenti clinici necessari affinchè possa essere fisicamente archiviata, completamente parametrizzabile in autonomia, per ogni tipologia di evento ospedaliero;
- entra a far parte di uno specifico workflow in modo da avere un controllo istantaneo sullo stato del processo di archiviazione (es. check-in archiviazione, validazione, check-out);
Risultati
La soluzione ha permesso di rendere sempre disponibili le cartelle cliniche cartacee tramite il processo di digitalizzazione, controllare la presenza di tutta la documentazione allegata alla cartella, recuperare spazio fisico all'interno delle strutture sanitarie ed inoltre permette di recuperare in maniera più veloce la cartella fisica in caso di necessità.